O requisito 4.1, “Entendendo a organização e seu contexto” aparece nas principais normas de sistemas de gestão atuais e, de acordo com o tema de cada norma, pede que a organização determine questões internas e externas que sejam importantes para sua estratégia e direcionamento estratégico e, que possam afetar sua capacidade em alcançar os resultados pretendidos pelo seu sistema de gestão.
Contexto é o cenário em que a organização está inserida, do qual faz parte e dele sofre influências. Segundo a norma ISO 9000:2015 (Sistemas de gestão da qualidade – fundamentos e vocabulário), o entendimento do contexto da organização é um processo em que se determina fatores que têm influência sobre o seu propósito, seus objetivos e a sua sustentabilidade. A norma descreve que este processo deve considerar fatores internos à organização, como valores, cultura, conhecimento e desempenho e, fatores externos à organização como legal, tecnológico, competitivo, mercado, cultural e ambientes social e econômico. Em suma, entender a organização e o contexto em que está inserida é o processo em que se olha para dentro e para fora dela e, se determina tudo aquilo que possa ter influência sobre ela.
Em outras palavras, entender o contexto da organização é um processo em que se determina suas forças e fraquezas (fatores internos) bem como oportunidades e ameaças (fatores externos) que possam ter influência sobre os seus propósitos, afetando-a de forma positiva ou negativa. Os propósitos de uma organização podem ser expressos, por exemplo, através de sua visão, missão, política e objetivos. Na norma ISO 9001, tais fatores têm influência sobre os propósitos relacionados à qualidade de produtos e serviços da organização, na ISO 14001 sobre os propósitos ambientais, na ISO 45001 sobre os propósitos de saúde e segurança ocupacional, e assim por diante.
Logo, todos os fatores, internos e externos com potencial para influenciar esses propósitos da organização devem ser entendidos, monitorados e analisados criticamente pela organização.
O atendimento a este requisito pode ser, por exemplo (mas não apenas), através da matriz SWOT, em que se avalia Forças (Strenghts) e Fraquezas (Weaknesses) que são questões internas à organização e Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats). Para que se possa fazer isso de forma assertiva, deve-se dar foco nas questões internas e externas que sejam de fato relevantes para a estratégia, processos e resultados da empresa.
Uma vez determinadas as questões internas e externas relevantes na matriz SWOT, deve-se monitorar e analisar criticamente tais questões. Durante o processo de levantamento das questões internas e externas já é possível avaliar algumas questões que podem ser tratadas imediatamente. Para outras questões pode não haver uma tratativa possível ou viável, devendo ser monitoradas para que que se possa agir, caso necessário.
A análise crítica pode ser feita periodicamente através de reuniões de um “comitê de qualidade” (o termo usado é apenas para definir um grupo de pessoas que participa ativamente das decisões de qualidade, lembrando que qualidade em uma organização é responsabilidade de todos), e nas análises críticas da direção que podem e devem ser em uma frequência menor que 6 meses ou 1 ano, embora as normas não definam um prazo (o ideal é que as reuniões sejam mensais, bimestrais ou no máximo trimestrais).
Saiba mais como atender a este requisito na sua empresa, entre em contato.
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